Départs en congés :
quelles sont les règles applicables ?
L’organisation des départs en congés payés est soumise à un ensemble de règles légales relativement complexes qui sont bien rarement respectées. Pourtant, ces règles s’imposent tant à l’employeur qu’aux salariés. Faisons un tour d’horizon...
Contrairement à une idée largement répandue, c’est l’employeur qui maîtrise l’organisation des congés payés (CP) dans son entreprise. Il peut décider que les départs en CP se feront par roulement ou décider de la fermeture de son entreprise.
Le salarié a l’obligation de prendre ses congés et doit se soumettre au pouvoir de direction de l’employeur en la matière.
I. Droits et obligations de l’employeur
I.1 Période de prise des congés
L’employeur doit déterminer la période de prise des congés payés pendant laquelle les salariés utilisent les jours de congés qu’ils ont acquis.
Il doit :
- d’une part, inclure la période comprise entre le 1er mai et le 31 octobre,
- d’autre part, consulter les représentants du personnel.
L’employeur doit informer les salariés de la période de prise des congés payés au moins 2 mois avant l’ouverture de celle-ci.
I.2 Ordre des départs
C’est l’employeur, et lui seul, qui fixe les dates de départ de ses salariés. Il doit alors organiser l’ordre des départs, après avis des représentants du personnel, lorsqu’il n’existe pas d’accord collectif applicable en la matière.
Mais l’employeur doit tenir compte, au minimum, de 3 critères légaux :
- la situation de famille (enfants scolarisés à charge, congé du conjoint ou partenaire de PACS) ;
- l’ancienneté du salarié ;
- l’activité éventuelle chez un autre employeur.
Les conjoints ou partenaires de PACS qui travaillent dans la même entreprise ont droit à un congé simultané.
L’employeur doit informer les salariés de l’ordre des départs :
- de manière individuelle au moins 1 mois avant le départ du salarié,
- par affichage dans l’entreprise ou mise à disposition d’un planning des CP auprès des salariés.
I.3 Fractionnement de la prise des congés payés
Les salariés ont droit, pendant la période des CP (entre le 1er mai et le 31 octobre), à un congé continu dit congé principal.
Ce congé principal a une durée minimale de 12 jours ouvrables (soit 2 semaines) et une durée maximale de 24 jours ouvrables (soit 4 semaines).
Lorsque ce congé principal n’est pas pris de manière continue, on considère alors qu’il y a fractionnement. Si ce fractionnement entraîne la prise de congés en dehors de la période des CP, les salariés ont droit, en principe, à des jours supplémentaires.
La 5e semaine de congés peut être prise à tout moment dans l’année, mais elle ne doit jamais être accolée au congé principal de 24 jours, exception faite des salariés justifiant de contraintes géographiques particulières (travailleurs étrangers et des DOM par exemple).
I.4 Modification des dates de congés
A défaut d’accord du salarié, l’employeur ne peut pas modifier les dates de départ moins d’un mois avant les dates initialement prévues, sauf circonstances exceptionnelles.
II. Droits et obligations des salariés
II.1 Soumission au pouvoir de direction de l’employeur
Les salariés ne peuvent que se soumettre aux décisions de l’employeur en matière de CP. Ils ont d’ailleurs l’obligation de prendre leurs congés et doivent respecter les dates de départ prévues par l’employeur ; ils ne peuvent pas décider unilatéralement de leur date de départ, de retour ou de leur modification.
A défaut, les salariés s’exposeraient à une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement pour faute grave et ce, même si l’employeur n’a pas respecté ses obligations. Dans cette hypothèse, ils ne peuvent que saisir le conseil de prud’hommes pour demander l’indemnisation du préjudice subi.
II.2 Capacité de résistance du salarié
Toutefois, les salariés ont le droit d’exiger de bénéficier de 4 semaines de CP pendant la période de prise des congés, dont au moins 2 de manière consécutive. Ils peuvent refuser de partir aux dates prévues si l’employeur n’a pas respecté de délai de prévenance d’un mois.
Si l’employeur modifie les dates de départ moins d’un mois avant la date initialement prévue sans justifier de circonstances exceptionnelles, le salarié est en droit de partir aux dates initialement prévues.
II.3 C'est à l'employeur de prouver que le salarié n'a pas pu prendre ses congés payés
S'il s'avère, malgré tout, que certains salariés ne posent pas la totalité de leurs congés, l'employeur a tout intérêt à leur rappeler, par mail ou par courrier, qu'il leur reste des congés à prendre avant la fin de la période légale, soit le 31 mai (ou la date de fin de prise des congés payés appliquée dans l'entreprise si celle-ci tolère un report).
L’équipe du service social est à votre disposition pour vous guider dans l’organisation des départs en congés payés.
